事前準備編

宴会の準備


宴会に向けての準備をしよう


幹事経験者を味方につける

何もわからない状態で一から幹事を行うのは大変危険です。
過去のトラブルや対処法、酒癖が悪い人など、前もって情報収集しておくことが大切です。
また、過去どのような店で行ったかなども聞いておき、お店選びの参考にしましょう。


参加者リストを作成

参加の有無を確認する際には、必ず回覧板のようなものを作成し回しましょう。
メールで参加の有無を聞くと返信しない人が少なからずいるからです。
その人に再度メールを送信する手間が出てしまい、本来の業務に支障をきたしてしまいます。


日程を決める

候補日を複数用意して、できる限り多くの人が参加できるようにしましょう。
週末や休日の前は、直前になると予約が取れないことが多いので早めに決めましょう。


会場を選ぶ

ぐるなびや食べログ、ホットペッパーなどで検索していくつか候補を決めておきましょう。
宴会を行う目的(新年会や忘年会、歓送迎会など)や予算を把握しておき、適切な店を選びましょう。
大勢での宴会ではできる限り個室を選び、参加人数によっては店の貸し切りも選択肢に入れましょう。
また、お店選びで迷った場合はアンケートを取り多数決で決めてしまうのもひとつの手です。


お店を予約する

予約の電話をする前にチェックリストを作りましょう。
以下が項目例です。

  • 日時
  • 何時間行うか
  • 予約変更の締切日
  • キャンセル料金
  • 参加人数(男女別の人数も)
  • 料理のコース名
  • ドリンクのコース名
  • 合計料金
  • 一人あたりの料金
  • その他の要望
  • 店側の担当者名

以上の項目を前もって書き出しておきましょう。
店への電話の際には必ず予約内容を復唱し、間違いがないか確認しておきましょう。


最終確認・報告をする

参加者に最終の出欠確認をし、変更があればお店に連絡をしましょう。
参加者全員に会場・予算・料理内容などを書いた案内状を送りましょう。


以上が幹事を行う際の準備となります。

一度経験してしまえば、大きな自信につながりますので、ぜひ楽しい宴会を主催して下さい。



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